Curs BNR

Digitalizarea este un fenomen cu evoluție foarte rapidă și impact semnificativ pentru mediul de afaceri atât în relația cu partenerii cât și în relația cu instituțiile publice.

Conform OUG nr. 120/2021, publicat în Monitorul Oficial nr. 960/2021, agenții economici vor folosi opțional sistemul e-Factura. Sistemul va fi operațional în termen de maximum 30 de zile de la data intrării în vigoare a OUG nr. 120/2021, adică cel târziu până pe 6 noiembrie 2021.

Ordonanța prevede ca "Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura reprezintă ansamblul de principii, reguli și aplicații informatice, având drept scop primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii electronice (...), stocarea prin mijloace electronice a facturilor și transmiterea către destinatar".

Facturarea electronică este un format de facturare în care toate informațiile sunt furnizate și schimbate într-un format electronic integrat între un furnizor și un cumpărător, informatiile trec automat dintr-un calculator in altul fara intervenția unei persoane sau fără tiparire pe hârtie.

Indiferent de domeniul de activitate, primirea și inregistrarea în sistemele de contabilitatea a facturilor de furnizor presupune alocarea de resurse semnificative, atat de personal, cât și hardware.

Cel putin contabilii și gestionarii și-au dorit mereu o “baghetă magica” prin care să fie posibilă transmisia și recepția in timp real a datelor în programul de contabilitate pentru aceste documente repetitive.

Binențeles ca existau sistemele de tip EDI, dar sunt costisitoare și accesibile în special firmelor mari. Condițiile sunt stricte și fiecare sistem EDI are propriile reguli.

Mai există și soluții de scanare, fotografiere, import diverse formate de fișiere, dar de multe ori munca de corecție și verificare presupune un efort considerabil.

De multi ani, mediul de afaceri aștepta un format electronic de factură valabil la nivelul întregii țări, implementat de către ANAF care ar reprezenta soluția. Progresul tehnologic din domeniul bussines este în contradicție cu modul heirupist de introducere manuală a documentelor în sistemele de gestiune.

Poate la început multi vor fi reticenți în privința acestui sistem, și, probabil, de aceea a fost introdus cu caracter opțional, pentru ca agenții economici să nu se simtă constranși.

Pentru a putea transmite facturi catre parteneri si institutiile publice, emitentii facturilor electronice trebuie să detina un certificat digital calificat, inregistrat pentru accesul in Spatiul Privat Virtual si sa se inregistreze in Registrul RO e-factura care va fi disponibil in perioada imediat urmatoare. Operatorul economic care a optat pentru utilizarea sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura este înscris în Registru începând cu data de 1 a lunii următoare exercitării opţiunii. De la momentul înscrierii în Registrul RO e-Factura, emitentul dobândeşte şi calitatea de destinatar. În vederea utilizării sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura, emitentul şi destinatarul trebuie să fie înregistraţi în Registrul RO e-Factura.

Cum functioneaza? Emitentul va transmite factura electronică în sistemul e-Facturare, respectând specificațiile și structura precizata de Ordonata. Dupa validare, ANAF va aplica semnătura electronică pe factură și o va comunica instant destinatarului prin SPV.

Destinatarul va fi notificat cu privire la facturile electronice primite, iar data comunicării va fi accesibilă și emitentului documentelor. Practic, se va permite accesul la facturile electronice tuturor celor interesați, fără alte demersuri suplimentare.